名刺交換のマナーの基本は?名刺入れがない時の対応や複数人との交換の仕方も!

マナー・冠婚葬祭

新社会人のみなさんはこれから社外の方との挨拶をする名刺交換の機会も増えていきます!


その際のビジネスツールである名刺。

あなたを初対面の方に紹介する際に名刺を交換し合うのがビジネス上のマナー。
ですが、名刺交換のマナーって実は知っているようで知らなかったりするものです。



まだ新人だから・・・という甘えはNGです!

社会人だから知っていて当然だと思われてしまいますので、この機会にマナーをしっかり押さえておきましょう!

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できる人はやっている!正しい名刺交換の仕方はコレ!



では、いざ名刺交換のタイミングがやってきた時の正しいマナーをご存じですか?


ここでは、そんなあなたのために名刺交換の正しいマナーをご紹介します!

名刺の持ち方

・相手側が読める向きに両手で持つ
・名刺入れの上に自分の名刺をのせる(名刺入れは山側を相手に向ける!)
・相手が目上の方であれば自分は少し下げて出す
・会社名・部署名・名前を言いましょう(相手の目を見て!)

名刺交換の仕方


目上の方より優先に名刺交換をしていきます。
 ↓
必ず立って相手の正面に!(※机の上では行いません)
 ↓
お互いに名乗り終わったら自分の名刺から左手だけを離し相手の名刺の左側に手をかけます。
 ↓
相手もあなたの名刺を取りにきますのでそうしたら自分の名刺をつかんでいる右手を離します。
(※左手で相手の名刺を持つ際は名前や会社名に手をかけないように空白のところを持つことを意識しましょう!)
 ↓
相手の名刺受け取る際に「頂戴いたします」といった一言を添えましょう。


名刺をもらった後

席についている順番に名刺並べます。
 ↓
しまうタイミングは目上の方がしまった後で行うようにしましょう。

・・・以上が簡単な流れとなります!
上司と名刺交換に臨んだりする場合は、あなたは最後に名刺交換をすることになるので、先輩の名刺交換の仕方をさりげなくみて準備しておくのも良いと思います。


ただし、あなたの番がきたらすぐに交換できるようにキレイな名刺をもって上司の近くに立ち、準備はしておきましょう。


名刺交換の順番については、相手が先に名刺を受け取ったあとで、あなたが受け取るとよいでしょうね!

名刺交換で複数人から受け取った名刺はどうするの?



大人数の会議などではたくさんの方と名刺交換する場合もあります。

その場合も交換の仕方は前の章で説明したことと同じですので落ち着いて臨めば怖くありませんよ!

ここでは注意しておきたいその他のポイントをいくつか伝授します!!


①あらかじめ何人くらいの会議参加者であるか確認をしておく

いざ名刺交換・・・!の時に予想していなかった人数と名刺交換をすることになると、あなたの名刺が足りなくなるケースも考えられます。


そうならないようにあらかじめ先方の参加人数を把握しておくと安心です。

確認できない場合は、枚数には余裕をもって名刺入れにいれておくと良いでしょう。


万一足りなくなった場合は、その場で名刺を切らしてしまっていることをお詫びし後日お渡しするか、別送してお送りするのが親切です。

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②名刺交換後、会議中に枚数が多くて机上で並べることができない

場合によっては名刺交換をしたものの枚数が多く、机の上に並べきれないこともあるかもしれません。


その場合は、無理に並べる必要はありません。


スペースの関係で横に並べることができない場合には、縦でも問題ありませんので、重ねたり雑に扱わないように気を付けましょう!

③大人数で相手の顔と名前が後日覚えれなくなりそう

会議が終わり、自席に戻った後、筆者は名刺交換した日付とどのような打ち合わせをしたかメモするようにしましょう。


ただし、会議中に名刺上にメモを書き込む行為は絶対にしないでくださいね!


記憶力に問題ある方は不要かもしれませんが、心配な方はメモしておくと、いざというときに「以前は〇〇の件で有難うございました」など会話ができるので安心です。

記憶できておらず、次回も「初めてお会いした」と勘違いして、再度名刺交換をしてしまうのは、大変失礼に値するので十分気をつけてくださいね!

名刺交換で名刺入れがないと気づいたら!?



名刺交換はビジネスにおいて第一印象に関わる重要な場面とも言えるので、マナーはしっかりと身につけておきたいもの。


でも、そんな重要な名刺交換の時にうっかり「名刺入れがない!」「名刺を手帳や財布に入れたままにしてしまった!」なんてことが発生する可能性もゼロとは言い切れません!


そんな時ピンチの時を回避する方法は・・・

予め名刺交換の予定がある場合

近くにお店や100円ショップがあれば調達をする
同僚などに借りれるようであれば借りる


と何とか調達しておくのがベストです!


①も②も対応ができない場合は、直接お渡しすることを一言お詫びしてお渡しすれば、印象が悪くなることはまずないでしょう。


名刺が手帳や財布に入っている場合

直接手帳や財布から出してすぐに渡さず、
必要枚数のみ予め出しておき、胸ポケットなどに入れておけばOK!
汚れや折り曲がりがないか確認をし綺麗なもののみ使う


名刺入れがないから…といって、慌てて動揺するのは相手に自分の印象を悪くみせてしまうことになりますのでよくありません。



焦らず、落ち着いて対応していきましょう!

いただいた名刺の保管は名刺管理アプリで解決!

名刺は、名刺フォルダなどで保管する方法が一般的です。
ですが、やはり数が多いと管理するのも探すのも大変ですよね?


そんな時は、名刺管理アプリがおすすめです♪


以下のような無料の名刺管理アプリで電子化できる方法もありますので、是非あなたがやりやすい管理方法を検討してみると思います!


おすすめの名刺管理アプリ

Evernote Scanable
Eight
my Bridge
Sansan


まとめ

これから名刺交換の機会がどんどん増えてくると思いますが基本マナーを抑えておくことは新社会人として必要です!

一通りのマナーを今回まとめてみましたので、まだ名刺交換が慣れていない方は頭の中でシミュレーションしておくとよいと思います。

単に名刺交換、されど名刺交換。

相手にキチンとした社会人だなと印象づけれるように準備をしておきましょうね!

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